Tabel de clasificare

Tabelul de clasificare

Tabelul de clasificare este un instrument de consultare care reflectă organizarea colecției documentare și oferă datele esențiale ale structurii acesteia.

Michel Roberge definește tabelul de clasificare ca o structură ierarhică și logică care reflectă funcțiile și activitățile unei organizații, funcții care generează crearea sau primirea documentelor. Pe scurt, este un sistem care organizează intelectual informația și care permite ca documentele să fie plasate în relațiile lor între ele pentru a constitui ceea ce se numește în general dosare. Sistemul de clasificare este un modelator de informații, de neînlocuit cu un index, oricât de sofisticat ar fi acesta.

Elaborat din funcţiile organizaţiei, sistemul de clasificare are şi avantajul standardizării denumirilor dosarelor. Condiția indispensabilă pentru elaborarea unui sistem de clasificare este, așadar, o perfectă cunoaștere a funcțiilor organismului care generează documentele.

Tabelul de clasificare municipal Alcorcón reflectă organizarea seriei documentare (gruparea aceluiași tip de fișier) într-un mod FUNCȚIONAL , non-organic. În acest fel, diferite unități administrative pot lucra cu aceeași serie documentară, deoarece multe dosare conțin proceduri și documente create de unități diferite care îndeplinesc aceeași funcție.

Tabelul actual pe care îl folosim în arhiva noastră se bazează pe cel întocmit de Grupul Arhiviștilor Municipali din Madrid, publicat cu ocazia celei de-a XVIII-a Conferințe despre Arhivele Municipale din 2010 . Este un instrument viu, nu static, deoarece trebuie să reflecte producția documentară a Consiliului Municipal Alcorcón. În mod constant apar noi proceduri sau altele sunt închise din cauza modificărilor legislative sau a ordonanțelor municipale. De exemplu, în urmă cu câțiva ani, procedurile legate de Cinci sau Serviciul Militar Obligatoriu erau foarte frecvente. Odată ce militarii au dispărut, nu s-au mai realizat documentații sau dosare legate de acesta, prin urmare, în prezent, este o serie închisă.

După cum spuneam, toate aceste modificări sunt reflectate în Tabelul de clasificare, care este un instrument de bază în implementarea managementului electronic și a fișierelor electronice, deoarece organizarea informațiilor este aceeași indiferent dacă este pe hârtie sau digitală. Așa-numitele proceduri electronice nu sunt altceva decât procedurile care produc un anumit tip de dosar, care este grupat într-o serie documentară. Din acest punct de vedere, o tabelă de clasificare a seriei documentare este, de asemenea, procedurală.

Vă punem la dispoziție Tabelul nostru de clasificare. Cu acesta, veți putea avea o idee mai precisă a documentelor care pot fi găsite în Arhiva Municipală din Alcorcón.

Text care apare în: Claritate, flexibilitate și relevanță: un tabel de clasificare pentru Arhiva Municipală a secolului XXI de către Grupul Arhivistilor Municipali din Madrid , în XVIII Conferința Arhivelor Municipale din Madrid, San Sebastián de los Reyes, 27-28 mai 2010 Madrid : Comunitatea Madridului, Consiliul Local San Sebastián de los Reyes Grupul Arhiviștilor din Madrid, 2010. P.10. Disponibil online la: http://www.madrid.org/archivos/images/ACTIVIDADES/PUBLICACIONES/XVIIIjarchivosmunicipalescuadro.pdf