Plan de Classement

Plan de Classement

Le Plan de classement est un outil de consultation qui reflète l'organisation du fonds documentaire et fournit les données essentielles de sa structure.

Michel Roberge définit la table de classification comme une structure hiérarchique et logique qui reflète les fonctions et les activités d'une organisation, fonctions qui génèrent la création ou la réception de documents. Bref, c'est un système qui organise intellectuellement l'information et qui permet de mettre les documents en relation les uns avec les autres pour constituer ce qu'on appelle généralement des dossiers. Le système de classification est un modélisateur d'informations, irremplaçable par un index, aussi sophistiqué soit-il.

Elaboré à partir des fonctions de l'organisation, le système de classement a également l'avantage d'uniformiser les noms des dossiers. Le préalable indispensable à l'élaboration d'un système de classement est donc une parfaite connaissance des fonctions de l'organisme qui génère les documents.

Le plan de classification municipale d'Alcorcón reflète l'organisation de la série documentaire (regroupement du même type de fichier) de manière FONCTIONNELLE et non organique. De cette manière, différentes unités administratives peuvent travailler avec la même série documentaire, car de nombreux dossiers contiennent des procédures et des documents créés par différentes unités qui remplissent la même fonction.

Le plan actuel que nous utilisons dans nos archives est basé sur celui préparé par le Groupe des archivistes municipaux de Madrid, publié à l'occasion de la XVIIIe Conférence sur les archives municipales en 2010 . C'est un instrument vivant, pas statique, puisqu'il doit refléter la production documentaire de la mairie d'Alcorcón. De nouvelles procédures apparaissent constamment ou d'autres sont fermées en raison de modifications législatives ou d'ordonnances municipales. Par exemple, il y a quelques années, les procédures liées aux Cinquièmes ou au Service Militaire Obligatoire étaient très courantes. Une fois l' armée disparue, plus aucune documentation ni aucun dossier s'y rapportant n'ont été produits, il s'agit donc actuellement d'une série fermée.

Comme nous l'avons dit, tous ces changements sont reflétés dans la Grille de Classement, qui est un outil de base dans la mise en place de la gestion électronique et des dossiers électroniques, puisque l'organisation de l'information est la même qu'elle soit sur papier ou numérique. Les procédures dites électroniques ne sont rien d'autre que les procédures qui produisent un certain type de dossier, qui est regroupé dans une série documentaire. De ce point de vue, une grille de classement des séries documentaires est également procédurale.

Nous mettons à votre disposition notre plan de classement. Avec lui, vous pourrez avoir une idée plus précise des documents que l'on peut trouver dans les archives municipales d'Alcorcón.

Texte qui apparaît dans : Clarté, flexibilité et pertinence : un tableau de classification pour les archives municipales du XXIe siècle par le Groupe des archivistes municipaux de Madrid , dans XVIII Conférence des archives municipales de Madrid, San Sebastián de los Reyes, 27-28 mai 2010 Madrid : Communauté de Madrid, Mairie de San Sebastián de los Reyes Groupe des Archivistes de Madrid, 2010. P.10. Disponible en ligne sur : http://www.madrid.org/archivos/images/ACTIVIDADES/PUBLICACIONES/XVIIIjarchivosmunicipalescuadro.pdf