Класифікаційна таблиця

Таблиця класифікації

Класифікаційна таблиця є консультаційним інструментом, який відображає організацію документального фонду та містить основні дані про його структуру.

Мішель Роберж визначає класифікаційну таблицю як ієрархічну та логічну структуру, яка відображає функції та діяльність організації, функції, які генерують створення або отримання документів. Коротше кажучи, це система, яка інтелектуально організовує інформацію та дозволяє розміщувати документи у зв’язку один з одним, щоб створити те, що зазвичай називають файлами. Система класифікації — це модель інформаційного моделювання, незамінна індексом, яким би складним він не був.

Розроблена на основі функцій організації система класифікації також має перевагу стандартизації назв файлів. Таким чином, необхідною передумовою для розробки системи класифікації є досконале знання функцій організму, який створює документи.

Муніципальна класифікаційна таблиця Алькоркону відображає організацію документальних серій (групування файлів одного типу) у ФУНКЦІОНАЛЬНИЙ , неорганічний спосіб. Таким чином, різні адміністративні підрозділи можуть працювати з тією самою документальною серією, оскільки багато файлів містять процедури та документи, створені різними підрозділами, які виконують ту саму функцію.

Поточна таблиця, яку ми використовуємо в нашому архіві, базується на таблиці, підготовленій Групою муніципальних архівістів Мадрида, опублікованій з нагоди XVIII Конференції муніципальних архівів у 2010 році . Це живий інструмент, а не статичний, оскільки він має відображати документальне виробництво міської ради Алькоркону. Постійно з’являються нові процедури або закриваються інші через законодавчі зміни чи муніципальні постанови. Наприклад, кілька років тому дуже поширеними були процедури, пов’язані з п’ятинами чи обов’язковою військовою службою. Після того, як військові зникли, жодної документації чи файлів, пов’язаних із цим, більше не було створено, тому наразі це закрита серія.

Як ми вже сказали, усі ці зміни відображені в Класифікаційній таблиці, яка є основним інструментом у впровадженні електронного управління та електронних файлів, оскільки організація інформації є однаковою незалежно від того, чи є вона на папері чи в цифровому вигляді. Так звані електронні процедури - це не що інше, як процедури, які створюють певний тип файлу, який групується в документальний ряд. З цієї точки зору схема класифікації документальних серій також є процедурною.

Ми надаємо у ваше розпорядження нашу таблицю класифікації. З ним ви зможете мати більш точне уявлення про документи, які можна знайти в Муніципальному архіві Алькоркону.

Текст, який міститься в: Ясність, гнучкість і релевантність: класифікаційна таблиця для муніципального архіву XXI століття, створена Групою муніципальних архівістів Мадрида , на XVIII Конференції муніципальних архівів Мадрида, Сан-Себастьян-де-лос-Рейес, 27-28 травня 2010 р. Мадрид : Спільнота Мадрида, Міська рада Сан-Себастьян-де-лос-Рейес Група архівістів Мадрида, 2010. С.10. Доступно в Інтернеті за адресою: http://www.madrid.org/archivos/images/ACTIVIDADES/PUBLICACIONES/XVIIIjarchivosmunicipalescuadro.pdf