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 Cuadro de Clasificación

El Cuadro de Clasificación es un instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.

Michel Roberge define el cuadro de clasificación como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea.

Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos.

El Cuadro de Clasificación Municipal de Alcorcón refleja la organización de las series documentales (agrupación de un mismo tipo de expediente) de forma FUNCIONAL, no orgánica. De este modo distintas unidades administrativas pueden trabajar con la misma serie documental, ya que muchos expedientes contienen trámites y documentos creados por distintas unidades que realizan la misma función.

El actual cuadro que utilizamos en nuestro archivo tiene como base el publicado el presentado en las XVIII Jornadas de Archivos Municipales en 2010. Se trata de de un instrumento vivo, no estático, dado que debe reflejar la producción documental del Ayuntamiento de Alcorcón. Constantemente aparecen nuevos trámites o bien otros quedan cerrados debidos a cambios legislativos o de las ordenanzas municipales. Por ejemplo, hace unos años eran muy comunes los trámites relacionados con los Quintos o el Servicio Militar Obligatorio. Una vez desaparecida la mili, ya no se ha producido más documentación ni expedientes relacionados con ella, por tanto actualmente, es una serie cerrada.

Como decíamos, todos estos cambios se reflejan en el Cuadro de Clasificación, que es una herramienta básica en la implantación de la gestión electrónica y de los expedientes electrónicos, puesto que la organización de la información es la misma ya sea en soporte papel o digital. Los llamados procedimientos electrónicos no son sino los trámites que producen un tipo determinado de expediente, que se agrupa en una serie documental. Desde este punto de vista, un cuadro de clasificación de series documentales también lo es de procedimientos. 

Ponemos a vuestra disposición nuestro Cuadro de Clasificación. Con él, podréis tener una idea más precisa de los documentos que pueden encontrarse en el Archivo Municipal de Alcorcón.

Texto que aparece en: Claridad, flexibilidad y pertinencia: un cuadro de clasificación para el Archivo Municipal del siglo XXI por Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, en XVIII Jornadas de Archivos Municipales de Madrid, San Sebastián de los Reyes, 27-28 de mayo de 2010. Madrid: Comunidad de Madrid, Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes Grupo de Archiveros de Madrid, 2010. P.10. Disponible online en: http://www.madrid.org/archivos/images/ACTIVIDADES/PUBLICACIONES/XVIIIjarchivosmunicipalescuadro.pdf